Mit Copilot in Power Automate

Microsoft Forms automatisch in SharePoint speichern und Benachrichtigung per E-Mail erhalten

Montagmorgen, 9:05 Uhr. Du sitzt gerade mit Deinem ersten Kaffee am Schreibtisch, als die Kollegin aus dem Vertrieb anruft: "Ich habe gerade das IT-Anforderungsformular ausgefüllt – kannst Du bitte prüfen, ob das angekommen ist?" Du klickst Dich durch mehrere E-Mails und Ordner, suchst nach dem richtigen Dokument und merkst: das kostet jedes Mal wertvolle Zeit.

Genau dieses alltägliche Szenario hat mich dazu gebracht, einen Prozess zu automatisieren: Sobald jemand ein Microsoft Forms-Formular ausfüllt, sollen die Angaben automatisch in einer SharePoint-Liste landen – und ich möchte eine kurze E-Mail bekommen, um direkt informiert zu sein. In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie ich diesen Ablauf mit Copilot in Power Automate ganz ohne Programmierkenntnisse umgesetzt habe.

Use Case: IT-Anforderungsformular automatisieren 

Ein IT-Anforderungsformular wird über Microsoft Forms ausgefüllt.

Die Eingaben sollen automatisch in einer SharePoint-Liste gespeichert.

Gleichzeitig an die IT-Abteilung per E-Mail gemeldet werden.

Genau das war mein Ziel – und Copilot hat mir dabei massiv geholfen.

Arbeit in Power Automate: Zuerst habe ich Power Automate geöffnet und den integrierten Copilot gestartet. Mein Prompt lautete:

"save microsoft forms response in sharepoint"

Copilot hat daraufhin automatisch einen Flow vorgeschlagen, der bei jeder neuen Antwort auf ein bestimmtes Microsoft Forms-Formular ausgelöst wird und die Inhalte in eine SharePoint-Liste schreibt.

Schritt 1: When a new response is submitted

Ich habe mein Formular "Anforderungsformular für IT-Abteilung" ausgewählt und die Verbindung mit meinem Microsoft-Konto sichergestellt. Anschließend wurde automatisch der Trigger "When a new response is submitted" eingebunden.

Schritt 2: Get response details

Der Schritt "Get response details" in Ihrem Power Automate Workflow ruft die Details einer bestimmten Antwort aus einem Microsoft Forms-Formular ab. Hier sind die spezifischen Details:

• Form-ID: Name der Sharepoint Liste

• Respond ID: Diese wird dynamisch aus der eingehenden Antwort des Triggers "When a new response is submitted" abgerufen.

  
  

Dieser Schritt verwendet die Aktion "GetFormResponseById" des Microsoft Forms-Connectors, um die Antwortdetails abzurufen. Die abgerufenen Details werden dann in den nachfolgenden Schritten des Workflows verwendet.

Schritt 3: Create items

Im Schritt „Create item“ meines Power-Automate-Workflows wird ein neuer Eintrag in einer SharePoint-Liste erstellt. Dazu wähle ich zunächst die entsprechende SharePoint-Site aus, auf der sich die Ziel-Liste befindet. Anschließend definiere ich die Felder bzw. Parameter, die in die Liste übertragen werden sollen.

Dieser Schritt nutzt die Aktion „PostItem“ des SharePoint Online-Connectors, um den neuen Eintrag in der angegebenen Liste automatisch zu erzeugen. Dazu habe ich die passende Parameter aus der Liste "dynamic content" ausgewählt.

Übrigens: Bei der Erstellung der SharePoint-Liste habe ich dieselben Felder verwendet wie in meinem Microsoft Forms-Formular, sodass die Daten nahtlos übernommen und gespeichert werden können.

Schritt 4: Füge einen neuen Schritt hinzu: Send an email

Ich habe den Flow dann um einen weiteren Schritt erweitert, dazu habe ich in der Copilot Maske folgendes Prompt geschrieben:

"Füge einen neuen Schritt hinzu: Sende eine neue E-Mail"

Ein neuer Schritt wird dem Flow hinzugefügt, den wir nun konfigurieren müssen. In diesem Schritt trage ich meine eigene E-Mail-Adresse ein, da ich selbst als Empfänger vorgesehen bin. Anschließend lege ich den Betreff sowie den Textkörper der E-Mail fest.

Nachdem die Konfiguration abgeschlossen ist, speichere ich den automatisierten Flow und führe einen Testlauf durch, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert.

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Fazit Copilot in Power Automate ist eine tolle Tool-Kombi für alle, die Prozesse automatisieren wollen, ohne sich mit komplexer Logik oder Code auseinandersetzen zu müssen. Mit einem simplen Prompt und ein paar Klicks entsteht ein leistungsfähiger Workflow, der Dir Zeit spart und die Zusammenarbeit im Team verbessert.