Copilot für Excel - Anwendungsbeispiele

Mein Erfahrungsbericht: Wie ich Copilot für Excel getestet habe

Seit ich Copilot entdeckt habe, bin ich neugierig, ob dieses KI-Tool meinen Arbeitsalltag wirklich erleichtern kann. Als Data & AI Literacy Trainerin habe ich täglich mit Excel-Tabellen zu tun - sei es, um Daten zu analysieren, Dashboards zu erstellen oder einfach komplexe Berechnungen durchzuführen. Deshalb wollte ich unbedingt wissen, wie gut Copilot für Excel funktioniert und ob es hält, was es verspricht.

Der erste Eindruck

Auf den ersten Blick hat mich die Integration von Copilot in Excel beeindruckt. Das Tool fühlt sich wie ein intelligenter Assistent an, der direkt in meinem Workflow zur Verfügung steht. Keine zusätzlichen Tools, keine komplizierten Workarounds - Copilot ist einfach da. Ich konnte sofort loslegen und meine ersten Fragen stellen.

Das erste, was mir auffiel, war, dass es einen Unterschied macht, ob ich Copilot direkt in Excel verwende oder ob ich "Copilot für Arbeit" verwende und dort Excel bearbeite. Außerdem gibt es kleine Unterschiede, ob ich die Excel-Datei lokal oder im Web benutze. In der Webversion funktioniert nicht alles, was offline funktioniert. Stand: Januar 2025.

Dies sind meine Erkenntnisse:

Copilot direkt in Excel funktioniert sehr gut, um Änderungen an einzelnen Spalten vorzunehmen, wie z.B. Formatierungen oder das Hinzufügen einer bestimmten Spalte. Auch die Visualisierung der Daten ist einfach. Wenn man aber eine bestimmte Aufgabe hat, wie z.B. die Formatierung der gesamten Tabelle in einem bestimmten Stil oder ähnliche Änderungen, die die gesamte Tabelle betreffen, dann ist "Copilot Arbeit" besser geeignet. Hier komme ich schneller zum Ergebnis.

Konkrete Anwendungsbeispiele

Copilot direkt in Excel

Use Case1: Bedingte Formatierung

Angenommen, ich habe eine Tabelle und möchte die Zahlen in dieser Tabelle bedingt formatieren. Dazu wähle ich eine bestimmte Spalte aus. Sofort erscheint das Copilot-Symbol. Dort sehe ich einige Formatierungsmöglichkeiten und wähle das Balkendiagramm.

In Sekundenschnelle ist die Tabelle formatiert.

Use Case 2: Eine neue Spalte mit einer Berechnungsformel einfügen

Ich möchte in Excel eine neue Spalte mit dem Namen „Rabatt in EUR“ hinzufügen, die einen Rabatt in Euro berechnet. Die Formel soll folgendermaßen aussehen: Wenn der Umsatz ≤ 200 ist, dann multipliziere den Umsatz mit 0,10. Wenn der Umsatz > 200 ist, dann multipliziere den Umsatz mit 0,20. Diese Logik soll dann in die entsprechende Spalte eingefügt werden, damit ich sie in Excel verwenden kann.

Und das ist das Ergebnis in Sekunden.

Die Formel wurde erfolgreich eingefügt. Auch wenn ich kein Excel-Profi bin, kann ich Copilot bitten, mir die Formel zu erklären, wenn ich sie nicht verstehe.

“Copilot Arbeit” und Excel

Excel kannst du auch auf die Oberfläche von “Copilot Arbeit” hochladen und dort die Datei verarbeiten.

Wie bereits erwähnt, würde ich diese Änderungen vornehmen, wenn sie die gesamte Tabelle betreffen. In diesem Fall liefert Copilot für Arbeit schnelle und genaue Ergebnisse.

Use Case 1: Text in Spalten exportieren

Nehmen wir ein, unsere Daten befinden sich in einem Text Form. So wie hier:

Dies sind Beispieldaten, die ich ebenfalls mit Copilot erstellt habe. Manchmal enthalten Textdaten wichtige Informationen, die in dieser Form schwer zu verarbeiten sind. Mit dem folgenden Prompt kann ich Copilot bitten, diese Daten in eine Tabelle mit getrennten Spalten zu strukturieren:

Prompt: Strukturiere diese Daten in eine Tabelle und exportiere sie dann nach Excel.

Und das ist mein Ergebnis:

Leider sind die Telefonnummern nicht einheitlich geschrieben. Dies ist jedoch ein guter Ausgangspunkt, um von hier aus weiter zu arbeiten und die Daten zu verfeinern.

Use Case 2: Zahlentransformation

Nehmen wir an, wir haben von einem Kollegen aus London eine Excel-Tabelle erhalten. Wie wir wissen, werden dort Dezimalstellen durch Punkte getrennt.

Das könnte für unsere herkömmlichen BI-Tools problematisch sein. Nun, wir verwenden Copilot, um diese Daten in das europäische Format umzuwandeln. Dazu verwende ich die folgendes Prompt:

Aufgabe:

Schritt 1: Teile den Text in Spalten auf, getrennt durch Kommas.

Schritt 2: Formatiere Dezimalzahlen mit Komma statt Punkt

Schritt 3: Export nach Excel

Und hier ist mein Ergebnis:

Weitere Tipps & Tricks zu Copilot und Excel

1. Wenn man eine Excel-Tabelle hat, die aus mehreren Arbeitsblättern besteht, und man möchte Änderungen in allen Arbeitsblättern vornehmen, kann es zu Missverständnissen kommen. Die Ergebnisse sind oft irreführend.

Die Lösung: Speichere das Tabellenblatt, das du bearbeiten möchtest, in einer separaten Excel-Datei. So vermeidest du Missverständnisse zwischen dir und Copilot.

2. Ein weiterer Tipp: Formatiere deine Daten als Tabelle, bevor du Copilot in Excel verwendest. Markiere dazu die gesamte Tabelle, klicke auf “Formatieren” und wähle “als Tabelle”. So erkennt Copilot alle Spalten und Zeilen viel besser.

Mein Fazit

Die Nutzung Copilot für Excel ist ein beeindruckend. Es hat meine tägliche Arbeit sehr erleichtert. Mit ein paar Tricks und der richtigen Anwendung kann es eine große Hilfe sein, um produktiver und effizienter zu arbeiten.